ビ ジネスマナー研修の中で、新入社員の皆さんが難しいと答える1つに、電話応対 のマナーがあります。それもそのはず、学生時代は何かの勧誘の電話以外は、ほとん どが友人知人からの電話、相手が分かっての会話です。しかしビジネスシーンでは、 全く初めてのお客様からの電話に、相手の立場にたってしっかりと丁寧に応対しなければなりません。
直接会っての会話ならば、お互いの表情も分かるし、“最近はいかがですか”とかお天気の話など、ゆとりがあったり、多少の沈黙も時には効果的であったりしますが、電話での沈黙は、たとえ5秒でも大変です。気まずい空気が流れてしまいます。
電話応対の善し悪しは、会社のイメージを大きく左右するものなのです。 何げなく電話を取ったその瞬間、あなたは会社の“顔”としての責任をもつことにな るのです。
ビジネスの電話応対にはそれなりのトレーニングが必要です。
電話応対の達人になるコツは、とにかく電話に出て、早く慣れることです。

社会人として大きな成功をつかむには、日常的な小さな成功体験の積み重ねが大切です。お客様に好印象をもっていただける電話応対も小さな成功の1つ。毎日積み重ねていきたいものです。
 





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正確であること
  ・メモをとる
・復唱確認をする
・はっきりしないことは質問する
・はっきり発音、発声をする

●表情と声

迅速であること
  ・すぐ出る
・3コール以内(10秒以内)に---相手が見えない場合、10秒が待つ限界
・取り次ぎも迅速に、タライ回しは絶対にしないように

簡潔であること
  ・要点を整理して要領良く
・電話代も人件費もかかっていることを忘れずに
・相手の貴重な時間も奪ってしまう結果になっていることも

丁寧であること
  ・言葉遣い(敬語やクッション言葉)に気をつけて
・受話器の取り扱いにも気をつけること
・正しい姿勢
(態度は声に現われます、電話に向かって頭を下げる誠意は相手に伝わっているはず)

●正しい姿勢1
●正しい姿勢2
●敬語
●言葉遣い

明るくさわやかに感じ良く
  会社のイメージ、会社の景気の良し悪しの判断材料になることも。 会社の教育レベルがわかってしまうとさえ言われている

※注意
《公私の区別を》
私用電話はしない心掛けを
《ハンズフリーでかけない》
相手には妙な間があって分かってしまうもの、失礼にあたります


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